Obowiązek świadectwa energetycznego przy wynajmie mieszkania w Szczecinie

Wynajem mieszkania wiąże się nie tylko z przygotowaniem umowy, ustaleniem wysokości czynszu i przekazaniem kluczy. Przepisy dotyczące charakterystyki energetycznej budynków nakładają również obowiązek związany ze świadectwem energetycznym. Jeżeli lokal jest wynajmowany, odpowiedni dokument należy przekazać najemcy przy zawarciu umowy najmu.

W przypadku najmu przepisy są przy tym bardzo precyzyjne co do formy. Najemca otrzymuje kopię świadectwa przekazanego właścicielowi w postaci papierowej albo wydruk świadectwa przekazanego właścicielowi w postaci elektronicznej. Najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania tego dokumentu.

Czy przy wynajmie mieszkania w Szczecinie potrzebne jest świadectwo energetyczne?

Tak. Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków wskazuje wynajem jako jedną z sytuacji, w których należy zapewnić sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej. Ministerstwo również wyjaśnia, że dokument sporządza się w celu przekazania go najemcy przy wynajmie budynku lub jego części.

W przypadku mieszkania przedmiotem świadectwa jest zasadniczo część budynku, czyli konkretny lokal będący przedmiotem umowy najmu. Nie należy więc automatycznie utożsamiać świadectwa całego bloku ze świadectwem wynajmowanego mieszkania. Ustawa wskazuje, że przy najmie części budynku przekazywane świadectwo dotyczy właśnie części budynku lub lokalu będących przedmiotem umowy.

Tabela nr 1. Świadectwo energetyczne przy wynajmie mieszkania – najważniejsze zasady

Kiedy właściciel przekazuje świadectwo najemcy?

Moment wskazany przez ustawę to zawarcie umowy najmu. Nie chodzi więc o dowolny późniejszy termin ani o moment zakończenia najmu. Dokument powinien być przygotowany tak, aby odpowiednia kopia lub wydruk mogły zostać przekazane najemcy przy zawieraniu umowy.

Z praktycznego punktu widzenia warto zająć się świadectwem wcześniej. Jeżeli właściciel dopiero przed podpisaniem umowy zacznie kompletować informacje techniczne, może się okazać, że brakuje danych dotyczących np. powierzchni, stolarki, ogrzewania, wentylacji czy konstrukcji przegród.

Dlatego przygotowanie dokumentu warto uwzględnić na tej samej liście czynności co sporządzenie umowy i przygotowanie protokołu zdawczo-odbiorczego.

Wynajem mieszkania ze świadectwem energetycznym krok po kroku

Czy najemca otrzymuje oryginał świadectwa energetycznego?

Przy najmie przepisy nie wymagają przekazania najemcy oryginału w taki sam sposób jak przy sprzedaży nieruchomości.

Art. 11 ustawy wskazuje, że najemcy przekazuje się kopię świadectwa, które właściciel otrzymał w postaci papierowej, albo wydruk świadectwa przekazanego właścicielowi elektronicznie.

Właściciel może zatem zachować swój dokument i wykorzystać go również w przyszłości, jeżeli świadectwo nadal będzie aktualne.

Czy najemca może podpisać oświadczenie, że nie chce świadectwa?

Nie. Taki zapis nie usuwa ustawowego obowiązku.

Ustawa wprost stanowi, że najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania świadectwa, jego kopii albo wydruku.

Nie należy więc wpisywać do umowy postanowienia, zgodnie z którym najemca „rezygnuje ze świadectwa energetycznego”, zakładając, że zwalnia ono właściciela z obowiązku. Ustawowe prawo najemcy nie może zostać w ten sposób wyłączone.

Czy świadectwo trzeba wykonywać dla każdego kolejnego najemcy?

Nie oznacza to automatycznie konieczności sporządzania nowego świadectwa przy każdej zmianie lokatora.

Świadectwo jest zasadniczo ważne przez 10 lat od dnia jego sporządzenia. Jeśli dokument pozostaje aktualny, może być wykorzystywany przy kolejnych umowach najmu.

Trzeba jednak sprawdzić, czy od czasu jego sporządzenia nie wykonano robót budowlano-instalacyjnych zmieniających charakterystykę energetyczną lokalu lub budynku. Oficjalne przykłady obejmują m.in. wymianę okien, zmianę źródła ciepła oraz docieplenie budynku. Takie zmiany mogą spowodować wcześniejszą utratę ważności świadectwa.

Czy właściciel mieszkania musi mieć świadectwo, jeśli nie zamierza go wynajmować?

Nie z samego faktu posiadania lokalu.

Oficjalne informacje ministerstwa wyjaśniają, że świadectwo nie jest wymagane, gdy istniejący budynek lub lokal jest wykorzystywany na własny użytek, czyli właściciel nie zamierza go sprzedawać ani wynajmować.

Obowiązek związany z omawianym przypadkiem powstaje w związku z wynajmem. Dlatego właściciel mieszkania, który mieszka w nim sam i nie planuje transakcji, nie musi zamawiać świadectwa wyłącznie dlatego, że jest właścicielem nieruchomości.

Czy obowiązek dotyczy tylko nowych mieszkań?

Nie. Przepisy nie ograniczają obowiązku przy najmie wyłącznie do nowych lokali.

Świadectwo może być potrzebne również dla mieszkania znajdującego się w starszej kamienicy lub bloku. Istotne jest to, że lokal jest przedmiotem najmu, a nie rok jego budowy.

Nie należy również twierdzić, że obowiązek przekazywania świadectw przy najmie pojawił się dopiero w 2023 roku. Ministerstwo wyjaśnia, że obowiązek związany ze sprzedażą i najmem funkcjonuje w ustawie o charakterystyce energetycznej budynków od 2015 roku, a wcześniej był regulowany w Prawie budowlanym od 2009 roku.

Czy świadectwo energetyczne jest potrzebne przy przedłużeniu najmu?

Tutaj trzeba rozróżnić potoczne „przedłużenie najmu” od zawarcia kolejnej umowy najmu.

Art. 11 wiąże obowiązek przekazania dokumentu z zawarciem umowy najmu. Jeśli strony zawierają nową umowę, należy uwzględnić obowiązek wynikający z tego przepisu.

Nie można natomiast bez analizy konkretnej sytuacji twierdzić, że każdy aneks do istniejącej umowy automatycznie oznacza konieczność ponownego przekazania dokumentu. Przepisy odnoszą obowiązek do zawarcia umowy najmu, dlatego znaczenie ma charakter konkretnej czynności prawnej.

A co z najmem krótkoterminowym?

W przypadku najmu krótkoterminowego trzeba zachować większą precyzję niż w często spotykanych internetowych poradnikach. Sama krótka długość umowy nie daje podstawy do prostego stwierdzenia, że świadectwo nigdy nie jest potrzebne.

Ustawa przewiduje jednak określone wyjątki od obowiązków dotyczących świadectw. Dlatego w nietypowych przypadkach, w szczególności przy budynkach przeznaczonych do użytkowania przez ograniczoną część roku, należy zweryfikować, czy zastosowanie ma jedno z ustawowych wyłączeń.

Nie warto więc posługiwać się uproszczeniem „najem krótkoterminowy zawsze wymaga świadectwa” albo odwrotnie – „najem krótkoterminowy nigdy go nie wymaga”. Konkretna sytuacja powinna być oceniana na podstawie przepisów i sposobu użytkowania nieruchomości.

Czy parametry energetyczne trzeba podawać w ogłoszeniu o wynajmie?

Jeżeli dla wynajmowanego mieszkania świadectwo zostało już sporządzone, określone dane z dokumentu należy podać w ogłoszeniu lub reklamie.

Obowiązek obejmuje:

• wskaźnik rocznego zapotrzebowania na energię użytkową EU,
• wskaźnik rocznego zapotrzebowania na energię końcową EK,
• wskaźnik rocznego zapotrzebowania na nieodnawialną energię pierwotną EP,
• udział odnawialnych źródeł energii w rocznym zapotrzebowaniu na energię końcową,
• jednostkową wielkość emisji CO₂.

Istotne jest sformułowanie „jeżeli świadectwo zostało sporządzone”. Nie należy więc upraszczać przepisu do stwierdzenia, że każde ogłoszenie musi zawsze zawierać te parametry niezależnie od tego, czy dokument już istnieje.

Jakich danych potrzeba do świadectwa wynajmowanego mieszkania?

Do sporządzenia świadectwa potrzebne są przede wszystkim informacje opisujące lokal i jego rozwiązania techniczne. W praktyce przydatne mogą być m.in.:

• powierzchnia mieszkania,
• rodzaj i podstawowe informacje o budynku,
• sposób ogrzewania,
• sposób przygotowania ciepłej wody,
• rodzaj wentylacji,
• informacje o oknach,
• dane dotyczące przegród i izolacji,
• rzut lokalu, jeżeli jest dostępny,
• informacje o przeprowadzonych modernizacjach.

Nie należy wymyślać brakujących parametrów. Jeśli właściciel nie zna np. konstrukcji ściany czy grubości ocieplenia, powinien przekazać wykonawcy informację, że dana wartość nie jest znana.

Co zrobić, jeśli właściciel mieszkania nie ma dokumentacji technicznej budynku?

Brak pełnej dokumentacji nie oznacza automatycznie, że sporządzenie świadectwa jest niemożliwe.

Ustawa przewiduje mechanizm pozwalający właścicielowi części budynku uzyskać informacje potrzebne do przygotowania świadectwa. Zgodnie z art. 9 właściciel lub zarządca budynku ma obowiązek nieodpłatnie przekazać właścicielowi części budynku kopię lub wydruk świadectwa całego budynku, a jeśli takiego świadectwa nie ma – odpowiednią dokumentację techniczną, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od złożenia wniosku.

Może to być istotne np. dla właściciela mieszkania w szczecińskim budynku wielorodzinnym, który nie dysponuje informacjami dotyczącymi konstrukcji całego obiektu.

Czy najemca musi gdzieś zgłaszać otrzymane świadectwo?

Nie. Otrzymanie dokumentu nie oznacza dla najemcy obowiązku zgłaszania go do urzędu czy rejestrowania na własną rękę.

Ministerstwo wyjaśnia, że osoba, która wynajęła lokal i otrzymała świadectwo, powinna przechowywać je podobnie jak inne dokumenty związane z najmem.

Obowiązek eksponowania świadectwa w widocznym miejscu dotyczy innych, określonych ustawowo kategorii budynków i nie oznacza, że lokator zwykłego mieszkania powinien wywiesić otrzymany dokument na ścianie.

Czy świadectwo pokazuje rzeczywiste rachunki za energię?

Nie należy utożsamiać charakterystyki energetycznej z rachunkami poprzedniego lokatora.

Świadectwo przedstawia określone ustawowo dane i wskaźniki dotyczące energetycznych właściwości lokalu. Metodologia uwzględnia parametry techniczne konstrukcji i systemów technicznych oraz standardowy sposób użytkowania budynku lub jego części.

Rzeczywiste wydatki najemcy mogą natomiast zależeć od cen energii, liczby mieszkańców, ustawionej temperatury czy sposobu korzystania z ciepłej wody.

Dlatego świadectwo jest źródłem informacji o charakterystyce energetycznej mieszkania, ale nie gwarancją konkretnej wysokości miesięcznych rachunków.

Jak sprawdzić, czy świadectwo mieszkania jest nadal aktualne?

Najpierw należy sprawdzić datę sporządzenia. Standardowy okres ważności wynosi 10 lat. Następnie trzeba ustalić, czy po sporządzeniu dokumentu nie wykonano robót wpływających na charakterystykę energetyczną.

Jeżeli mieszkanie ma kilkuletnie świadectwo i od tego czasu nie zaszły zmiany wpływające na jego charakterystykę energetyczną, nie ma potrzeby sporządzania kolejnego dokumentu tylko dlatego, że pojawił się nowy najemca.

Jeżeli natomiast wykonano istotną modernizację, aktualność wcześniejszego świadectwa trzeba zweryfikować.

Kto może przygotować świadectwo dla wynajmowanego mieszkania?

Świadectwo powinno zostać sporządzone przez osobę wpisaną do wykazu osób uprawnionych w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków.

Warto zweryfikować wykonawcę przed zleceniem usługi. Samo określenie „audytor energetyczny”, wykształcenie techniczne czy doświadczenie zawodowe nie zastępują wymaganego wpisu do właściwego wykazu.

Jak wygląda przygotowanie świadectwa przed wynajmem mieszkania w Szczecinie?

Proces można przedstawić w kilku krokach:

sprawdzenie, czy istnieje aktualne świadectwo → zebranie danych o mieszkaniu → przekazanie informacji wykonawcy → sporządzenie dokumentu → sprawdzenie świadectwa → zamieszczenie wymaganych parametrów w ogłoszeniu, jeśli dokument już istnieje → przekazanie kopii lub wydruku najemcy przy zawieraniu umowy.

W przypadku serwisu prowadzonego przez mgr. inż. Mariusza Pietrzaka dla Szczecina deklarowany standardowy czas realizacji wynosi 24–48 godzin od otrzymania kompletu danych. Nie należy jednak traktować tego jako ustawowego terminu ani bezwarunkowej gwarancji – konkretny czas realizacji zależy od kompletności informacji i powinien zostać potwierdzony przy zleceniu.

Od przygotowania mieszkania do przekazania dokumentu najemcy

Na wykresie przedstawiono kolejność działań: sprawdzenie świadectwa → zebranie danych → sporządzenie dokumentu → przygotowanie ogłoszenia → zawarcie umowy → przekazanie najemcy kopii lub wydruku świadectwa. Poszczególne etapy pokazują kolejność postępowania, a nie procentowy udział, czas trwania ani poziom ważności.

Ile kosztuje świadectwo energetyczne mieszkania w Szczecinie?

Według cennika publikowanego przez serwis Mariusza Pietrzaka ceny świadectw dla mieszkań rozpoczynają się od:

• 249 zł – mieszkanie do 30 m²,
• 299 zł – mieszkanie od 30 do 60 m²,
• 349 zł – mieszkanie od 60 do 100 m²,
• 399 zł – mieszkanie od 100 do 150 m².

Są to kwoty „od”. Ostateczna cena zależy m.in. od powierzchni oraz dostępnej dokumentacji i powinna zostać potwierdzona przed rozpoczęciem realizacji.

Obowiązek świadectwa energetycznego przy wynajmie mieszkania w Szczecinie – podsumowanie

Przy wynajmie mieszkania w Szczecinie należy przede wszystkim pamiętać, że odpowiedni dokument przekazuje się najemcy przy zawieraniu umowy najmu. Jeżeli świadectwo właściciel otrzymał papierowo, najemcy przekazuje jego kopię. Jeżeli dokument został przekazany właścicielowi elektronicznie, najemca otrzymuje jego wydruk.

Najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania dokumentu. Nie oznacza to jednak konieczności wykonywania nowego świadectwa przy każdym kolejnym najemcy. Ważne świadectwo można wykorzystać ponownie, o ile nadal odpowiada aktualnej charakterystyce energetycznej mieszkania.

Jeśli dokument został już sporządzony, odpowiednie wskaźniki należy uwzględnić również w ogłoszeniu o najmie. Właściciel powinien więc odpowiednio wcześnie sprawdzić aktualność świadectwa, zgromadzić dane techniczne i przygotować kopię lub wydruk do przekazania przy podpisywaniu umowy.